En muchas empresas pequeñas (y no tan pequeñas), especialmente del sector de la construcción, ordenar el almacén tiene más importancia de la que podría parecer en un principio. Un almacén desordenado tiene consecuencias económicas directas sobre la cuenta de resultados de la empresa, mayores de las que podrían parecer a primera vista:
- Pérdidas de tiempo: Si tienes que revolver cosas para encontrar un producto, eso te va a suponer un tiempo extra que es totalmente improductivo y evitable. Y en las empresas, el tiempo es dinero.
- Uso excesivo de espacio. Un almacén mal organizado suele ocupar mucho más espacio del realmente necesario. El espacio también cuesta dinero. Piensa que cada metro cuadrado construido tiene un coste, ya sea de alquiler o de amortización del coste de construcción, por lo que es necesario optimizar esos costes al máximo.
- Productos obsoletos. En la inmensa mayoría de los almacenes hay, como mínimo, un 20% de productos que no vas a utilizar o vender nunca. Esos productos ocupan un espacio muy valioso y, en la práctica, el valor económico de esos productos es cero.
- Sensación de abandono: Tanto tus trabajadores como tus clientes (si el almacén es visible para ellos) tendrán una pésima sensación de abandono que no ayudará en nada a la imagen de tu negocio.
Recuerda: Un almacén eficaz es un almacén organizado. Invertir tiempo en ordenar el almacén es ganar en eficiencia. Te contamos a continuación como hacerlo.
Cómo ordenar el almacén y no morir en el intento.
Vamos a intentar aplicar algunas máximas de Marie Kondo, la gran gurú del almacenamiento en casa. Concretamente, aplicaremos dos de sus principios básicos:
- Es hora de deshacerte de lo que no te hace feliz. En este caso, lo que no te hace ganar dinero no te hace feliz.
- Tienes más espacio del que crees, sólo se trata de aprovecharlo bien.
Partiendo de estos principios, hemos elaborado una lista de 10 recomendaciones para ordenar el almacén:
- Utiliza siempre cajas, no tengas objetos sueltos. Te asombraría saber lo fácil que es mezclar objetos en un almacén cuando están sueltos. Aquellos productos que no vengan en cajas o que sean de pequeño tamaño puedes almacenarlos usando cajas de plástico o cartón duro que puedes reutilizar. Y dentro de esas cajas, cuanto más ordenados estén, mejor.
- Aprovecha toda la altura disponible. Si no dispones de sistemas de elevación, coloca los productos más pesados abajo y los más ligeros arriba, para facilitar su manipulación.
- Sigue un orden lógico. Divide el almacén en secciones y dentro de éstas en categorías de productos. Asigna un código numérico a cada producto y/o un código de barras o QR, así te será más fácil ordenar el almacén, localizar los productos rápidamente y dar altas y bajas de forma automática. Esto puedes hacerlo con un lector de código de barras conectado con tu sistema informático de gestión de almacén o incluso con un teléfono móvil y una aplicación de las muchas que existen en el mercado para leer códigos de barras o códigos QR. Recuerda que los códigos QR permiten almacenar y leer automáticamente información sobre cada producto, no sólo una secuencia de números.
- Etiqueta los estantes. Cada producto debe tener un sitio, y ese sitio debe estar etiquetado con su código correspondiente. Esto te permitirá tener un inventario permanentemente actualizado.
- Coloca los productos más utilizados en las cabeceras de los pasillos del almacén. Se trata de las zonas más accesibles, por lo que es más rápido llegar hasta ellas.
- Coloca los envases, cajas vacías, plásticos, etc, en contenedores específicos. Un almacén ordenado es un almacén limpio. Además de posibilitar su reciclaje, un entorno de trabajo limpio es un entorno más agradable para trabajar.
- Adopta todas las medidas de seguridad necesarias. La mayoría de productos tienen un límite en la cantidad de cajas que se pueden apilar. Del mismo modo, las estanterías deben estar diseñadas para ser firmes y seguras y estar correctamente ancladas al suelo, techo y paredes. El calzado de seguridad, delimitar espacios peatonales y de paso de carretillas (si es el caso) el uso de guantes de protección e incluso de casco si existe riesgo de que caigan productos desde arriba al manipularlos son precauciones necesarias para evitar accidentes. Del mismo modo debes señalizar específicamente aquellos productos cuya manipulación entrañe algún tipo de riesgo.
- Deshazte de los productos invendibles. Tener un porcentaje de productos (que usualmente pueden superar el 20%) almacenados y que no tienen demanda es perder dinero. Cada metro cuadrado o lineal de almacén cuesta dinero y debe generar la rentabilidad adecuada. Si un producto no se vende, tienes herramientas como DESOBRAS que te permitirán colocarlo fácilmente en el mercado, especialmente en el minorista, y liberar un espacio muerto en el almacén. Métetelo en la cabeza: Los productos que han superado con creces el periodo de rotación habitual NO se van a vender a tus clientes habituales, por lo que deberás buscar la forma de saldarlos o incluso de regalarlos (sí, has leído bien) para que el espacio que ocupan deje de costarte dinero y se convierta en productivo.
- Controla quién entra y sale del almacén. En un almacén bien gestionado sólo entran las personas encargadas de su gestión. Lo ideal es que haya un responsable de almacén que sea el encargado de la recepción y la expedición de productos, o de proporcionar al resto de trabajadores lo que precisen y demanden en cada momento. Si el pequeño tamaño de tu empresa no te lo permite, registra quién entra y sale, a qué hora y qué productos trae o se lleva del almacén. Esto te permitirá llevar la adecuada trazabilidad en caso de algún problema o de que algún producto desaparezca.
- Implica a tu personal. Si la organización del almacén no es cómoda, el personal tenderá a ignorarla. Una organización lógica también tiene que tener en cuenta la facilidad de acceso y manipulación de productos. Si decides ordenar el almacén, reúne a tu equipo y escucha sus ideas, seguro que hay alguna muy valiosa que puedes poner en práctica. Del mismo modo, debes implementar normas de higiene a la entrada y salida del almacén para evitar que, por ejemplo, un empleado con las manos manchadas manipule productos en el almacén.
Resumiendo: Ordenar el almacén equivale a sacarle partido y a deshacerse de lo que ya no es útil o rentable. Tener un artículo criando polvo en un estante porque te equivocaste al pedirlo no va a hacer que recuperes el dinero que invertiste en él. Tener un almacén sucio, poco iluminado y desordenado cuesta dinero y tiempo (o sea, también dinero, que los empleados no se pagan solos), además de ser terreno abonado para los accidentes. Una empresa bien organizada empieza por un almacén bien ordenado.